Funciones de búsqueda y referencia

La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia delValor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

La función COINCIDIR en Excel

La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la función COINCIDIR

La función COINCIDIR tiene tres argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
• Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
• Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace la búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función COINCIDIR:

• 1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
• 0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
• -1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la función COINCIDIR

Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)

Observa el resultado de la fórmula:

La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("JOX", A1:A10)

En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:

La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

La función BUSCAR en Excel

La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Forma vectorial de la función BUSCAR

Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR.  Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:

• Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
• Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
• Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que deseamos obtener.

El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo tamaño queVector_de_comparación.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial

Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:

1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.=BUSCAR(F1,
2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda:=BUSCAR(F1, A2:A6,
3. El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer argumento de la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

Forma matricial de la función BUSCAR

La función BUSCAR también puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los valores de búsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de manera matricial es la siguiente:

• Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
• Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda y de resultados.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR en forma matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro lado un arreglo indicando el número de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.

Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:

=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})

La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el resultado: