La función EXTRAE en Excel
La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.
Sintaxis de la función EXTRAE
La función EXTRAE tiene 3 argumentos:
- Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
- Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
- Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.
Ejemplo de la función EXTRAE
Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.
- En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:
=EXTRAE( - Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1, - El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.
=EXTRAE(A1,4 - El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:
La función EXTRAE y las fechas
Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.
La función CONCATENAR en Excel
La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.
Sintaxis de la función CONCATENAR
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.
- Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
- Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.
Ejemplo de la función CONCATENAR
La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.
- En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento:
=CONCATENAR(A2, - Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ", - Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ", - Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:
Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.
La función ENCONTRAR en Excel
La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Sintaxis de la función ENCONTRAR
La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:
- Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.
- Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.
- Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición.
Si el Texto_buscado es contrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número que indicará la posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!
Ejemplo de la función ENCONTRAR
A continuación podrás observar una serie de ejemplos de la función ENCONTRAR que nos ayudarán a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscará un carácter específico dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:
El primer ejemplo nos muestra la siguiente fórmula:
=ENCONTRAR("T", A2)
Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se encuentra en la primera posición y por lo tanto el resultado es 1. Como había mencionado anteriormente, la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra “t” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 4 aun cuando se ha iniciado la búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la búsqueda hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
El tercer ejemplo hace una búsqueda de la letra “i”:
=ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras “i”, pero la función ENCONTRARregresa la posición de la primera, que es la posición número 9. Sin embargo, en el último ejemplo utilizamos el tercer argumento de la función ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)
Con el tercer argumento estoy indicando a la función ENCONTRAR que inicie la búsqueda a partir de la posición 10, que es la letra “g”, y por lo tanto me regresa la posición de la segunda letra “i”.
Errores comunes con la función ENCONTRAR
Si la función ENCONTRAR regresa el error #¡VALOR! es probable que tengas alguno de los siguientes problemas:
- Si olvidamos que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas podemos obtener el error #¡VALOR! porque la función no encontrará coincidencias.
- Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la búsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un número que sea mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error #¡VALOR!
La función CARACTER en Excel
La función CARACTER en Excel regresa un carácter específico para un número entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un número entero asignado y es precisamente ese número el que debemos proporcionar como argumento.
Sintaxis de la función CARACTER
La sintaxis de la función CARACTER solamente admite un argumento:
- Número (obligatorio): Número entero entre 1 y 255 que especifica el carácter que deseamos obtener.
La función CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o símbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de línea o encontrar alguna letra del alfabeto.
Agregar un salto de línea
Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de línea entre ellas podemos utilizar la función CARACTER (10), que representa precisamente el salto de línea. Observa cómo la celda C2 hace la unión de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de línea entre ambas.
Para ver reflejado el salto de línea debemos ir al cuadro de diálogo Formato de celdas (CTRL + 1) y seleccionar la opción Ajustar texto que se encuentra en la pestaña Alineación.
Encontrar una letra del alfabeto
Si queremos saber rápidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la función CARACTER que nos dará el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra.
Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayúscula) tiene asociado el código 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo mismo que 64 +1, la segunda letra del alfabeto será 64 +2, la tercera 64 + 3 y así sucesivamente. Si necesitamos conocer la décima letra del alfabeto utilizaremos la fórmula CARACTER(64 + 10):
La suma 64 + 10 que coloqué dentro de la función no es necesaria. Solamente lo he hecho para ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la décima letra del alfabeto pero obtendríamos el mismo resultado con solo especificar la fórmula CARACTER(74).
Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posición. En la siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la columna D mostraré la letra correspondiente con tan solo hacer la suma del número 64 y la posición deseada:
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